Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa?

Napisane przez Monika Kraska w dniu 2025-01-29. Opublikowano w Księgowość.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, kiedy konieczne jest stosowanie kasy fiskalnej. Choć nie każdy rodzaj działalności wymaga jej posiadania, przepisy systematycznie zawężają grupę podmiotów zwolnionych z tego obowiązku. Wciąż jednak istnieją sytuacje, w których możliwe jest prowadzenie sprzedaży bez ewidencjonowania jej na kasie. Kto musi ją zainstalować, a kto może skorzystać ze zwolnienia? Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź, jakie regulacje obowiązują obecnie i czy dotyczą one Twojej firmy.

Obowiązek kasy fiskalnej

Kasa fiskalna, znana również jako kasa rejestrująca, to elektroniczny system służący do dokumentowania sprzedaży oraz obliczania należnego podatku, który trafia do urzędu skarbowego. Jej stosowanie jest obowiązkowe w przypadku transakcji dokonywanych na rzecz osób fizycznych (które nie prowadzą działalności gospodarczej) i rolników na ryczałcie. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy współpracujący wyłącznie z innymi firmami lub instytucjami publicznymi mogą funkcjonować bez tego urządzenia.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej zależy głównie od rodzaju prowadzonej działalności. Istnieją branże, w których rejestracja transakcji na kasie jest wymagana niezależnie od wysokości obrotu. Do takich należą m.in. gastronomia, usługi transportowe czy medyczne. W innych przypadkach przedsiębiorcy mogą skorzystać ze zwolnień przewidzianych w przepisach podatkowych.

Kasa fiskalna – kiedy nie trzeba jej posiadać?

Nie każdy przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej. Zwolnienie z tego obowiązku dotyczy m.in. sytuacji, w których sprzedaż towarów lub świadczenie usług odbywa się na rzecz osób fizycznych, ale dotyczy kategorii zwolnionych z obowiązku rejestrowania.

Warto jednak zwrócić uwagę na przypadki, gdy firma realizuje zarówno sprzedaż zwolnioną, jak i tę podlegającą obowiązkowi ewidencjonowania. Jeśli udział transakcji zwolnionych w całkowitych obrotach na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku przekroczył 80%, przedsiębiorca może nadal korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej – zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów.

Każdy przypadek wymaga jednak indywidualnej analizy, ponieważ przepisy mogą się zmieniać, a niektóre branże objęte są obowiązkiem stosowania kasy fiskalnej niezależnie od wartości obrotu.

Szczegółowe informacje na ten temat znaleźć można w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Obowiązek kasy fiskalnej w zależności od obrotu

Przepisy przewidują możliwość zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej w przypadku przedsiębiorców, których obrót ze sprzedaży (na rzecz wcześniej wspomnianych rolników ryczałtowych i osób fizycznych nieprowadzących działalności) w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył 20.000 zł. Oznacza to, że jeśli firma prowadzi działalność na niewielką skalę i nie osiąga wysokich przychodów ze sprzedaży, może korzystać z tego zwolnienia.

W przypadku nowo założonej działalności limit ten oblicza się proporcjonalnie do okresu, w którym przedsiębiorca prowadzi sprzedaż w danym roku. Jeśli więc działalność rozpoczęto w połowie roku, próg będzie wynosił odpowiednio 10.000 zł. Po jego przekroczeniu konieczne staje się rejestrowanie sprzedaży na kasie fiskalnej i jej zgłoszenie do urzędu skarbowego.

Kasa fiskalna a sprzedaż przez internet

Przedsiębiorcy prowadzący handel internetowy w systemie wysyłkowym, czyli za pośrednictwem kuriera lub poczty, w wielu przypadkach mogą uniknąć obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Przepisy przewidują zwolnienie, ale tylko pod określonymi warunkami.

Aby sprzedaż internetowa była zwolniona z obowiązku rejestrowania transakcji na kasie fiskalnej, cała płatność za towar musi zostać dokonana bezgotówkowo – poprzez bank, pocztę lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową. Co więcej, z dokumentacji księgowej musi jednoznacznie wynikać, kto dokonał zakupu oraz czego dotyczyła transakcja. Oznacza to, że konieczne jest prowadzenie precyzyjnej ewidencji płatności, zawierającej dane nabywcy, takie jak jego imię, nazwisko i adres.

Warto pamiętać, że nie wszystkie formy działalności e-commerce kwalifikują się do zwolnienia. W niektórych branżach, takich jak sprzedaż sprzętu elektronicznego, perfum czy części samochodowych, obowiązek stosowania kasy fiskalnej występuje bez względu na sposób płatności i wysokość obrotu. Dlatego przed rozpoczęciem sprzedaży online warto dokładnie przeanalizować obowiązujące przepisy.

Ile mam czasu na zgłoszenie kasy fiskalnej?

Termin zgłoszenia kasy fiskalnej zależy od rodzaju działalności oraz przepisów regulujących obowiązek jej stosowania. Firmy świadczące usługi lub sprzedające towary, które od początku podlegają obowiązkowi ewidencjonowania sprzedaży, muszą zarejestrować urządzenie jeszcze przed dokonaniem pierwszej transakcji. Brak kasy fiskalnej w takiej sytuacji może skutkować konsekwencjami podatkowymi.

W przypadku przedsiębiorców, którzy korzystają ze zwolnienia z kasy do momentu osiągnięcia obrotu 20.000 zł, moment instalacji urządzenia jest odroczony. Gdy roczny limit zostanie przekroczony, konieczne jest zakupienie, zgłoszenie i rozpoczęcie użytkowania kasy fiskalnej w ciągu dwóch miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie progu.

Obowiązki związane z posiadaniem kasy fiskalnej

Przedsiębiorcy zobowiązani do stosowania kasy fiskalnej muszą nie tylko prawidłowo ewidencjonować sprzedaż, ale również przestrzegać szeregu obowiązków administracyjnych i technicznych. Należy do nich m.in.:

Wydawanie oryginału paragonu nabywcy – każda transakcja musi być potwierdzona wydrukiem z kasy, który klient powinien otrzymać.
Codzienne sporządzanie raportu dobowego – należy go wykonać na koniec dnia sprzedażowego, najpóźniej przed rozpoczęciem transakcji kolejnego dnia.
Raport miesięczny – na zakończenie każdego miesiąca wymagane jest sporządzenie zbiorczego raportu fiskalnego.
Regularne przeglądy techniczne – co 24 miesiące urządzenie musi zostać poddane kontroli przez autoryzowany serwis. Brak terminowego przeglądu skutkuje koniecznością zwrotu ulgi na zakup kasy, o której mowa w dalszej części artykułu.
Przechowywanie dokumentacji – raporty fiskalne należy archiwizować przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone, natomiast kopie paragonów przez 2 lata.

Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować konsekwencjami podatkowymi.

Ulga z tytułu nabycia kasy fiskalnej

Zakup kasy fiskalnej wiąże się z dodatkowymi kosztami, jednak przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi podatkowej, która pozwala odzyskać część poniesionych wydatków. Oprócz możliwości odliczenia VAT od zakupu oraz ujęcia kasy w ewidencji środków trwałych, podatnicy mogą liczyć na dodatkowe wsparcie finansowe.

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, przedsiębiorcy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej w wymaganym terminie, mogą uzyskać zwrot 90% wartości netto urządzenia, jednak nie więcej niż 700 zł. Ulga przysługuje zarówno podatnikom VAT, jak i tym, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT.

Jak skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej?

Przedsiębiorcy, którzy planują ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej, mogą ubiegać się o zwrot 90% jej wartości netto, jednak nie więcej niż 700 zł. Aby skorzystać z tej preferencji, konieczne jest spełnienie kilku warunków formalnych.

Warunki uzyskania ulgi na zakup kasy fiskalnej:

Zgłoszenie liczby kas i miejsc ich użytkowania – przed rozpoczęciem ewidencjonowania należy złożyć pisemne zawiadomienie do właściwego urzędu skarbowego, określając liczbę urządzeń oraz miejsca ich instalacji.
Terminowe rozpoczęcie ewidencjonowania – przedsiębiorca musi uruchomić kasę zgodnie z obowiązującymi go terminami, aby ulga mogła zostać przyznana.
Zafiskalizowanie kasy i zgłoszenie fiskalizacji – po zakupie kasy konieczne jest przeprowadzenie jej fiskalizacji przez uprawniony serwis oraz zgłoszenie tego faktu do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od fiskalizacji.
Posiadanie dowodu zakupu – warunkiem uzyskania ulgi jest również dokument potwierdzający zapłatę za urządzenie, np. faktura VAT oraz potwierdzenie płatności.

Po spełnieniu powyższych warunków:

podatnicy VAT mogą odliczyć ulgę w deklaracji podatkowej,
przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mogą ubiegać się o zwrot stosownej kwoty na wybrane konto bankowe po złożeniu odpowiedniego wniosku w urzędzie skarbowym.

Zwrot ulgi na zakup kasy fiskalnej

Jeśli w ciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży działalność zostanie zakończona, ogłoszona zostanie upadłość lub firma zostanie zlikwidowana, konieczny będzie zwrot całej kwoty ulgi. Podobna sytuacja nastąpi, gdy kasa fiskalna nie przejdzie obowiązkowego przeglądu technicznego, zostanie skradziona, zniszczona lub gdy urząd skarbowy wykryje nieprawidłowości w rozliczeniu ulgi.

Co w przypadku awarii kasy fiskalnej?

Awaria kasy fiskalnej nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. Zgodnie z art. 111 ust. 3 ustawy o VAT, jeśli rejestracja obrotu nie może być prowadzona z przyczyn niezależnych od podatnika, konieczne jest skorzystanie z kasy rezerwowej. Posiadanie takiego urządzenia pozwala na kontynuowanie sprzedaży i uniknięcie przerw w prowadzeniu działalności.

Jeżeli przedsiębiorca nie ma kasy rezerwowej, prowadzenie sprzedaży staje się niemożliwe do momentu usunięcia awarii. W takiej sytuacji należy jak najszybciej zgłosić usterkę do serwisu oraz poinformować klientów o czasowym wstrzymaniu sprzedaży. Kontynuowanie działalności bez ewidencji na kasie fiskalnej może skutkować sankcjami podatkowymi.