E-faktura w relacjach z kontrahentami zagranicznymi – praktyczne wskazówki po wprowadzeniu KSeF

Współpraca z firmami z UE i spoza UE zwykle oznacza pewne wyzwania w kwestii rozliczeń. Dodatkowo w 2026 roku pojawił się obowiązkowy KSeF.

Jeśli sprzedajesz za granicę albo kupujesz od zagranicznych dostawców, musisz pogodzić wymagania KSeF z oczekiwaniami kontrahenta, jego księgowości i procedurami płatności. Poniższe wskazówki pomogą Ci uporządkować procesy i uniknąć typowych potknięć.

Czym jest KSeF i jak działa?

KSeF to rządowa platforma elektronicznego wystawiania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur VAT w jednolitym formacie XML. Od 1 lutego 2026 r. korzystanie z systemu ma charakter obowiązkowy dla większości podatników VAT w Polsce. Oznacza to, że faktura uznawana jest za wystawioną dopiero w momencie jej poprawnego przyjęcia przez KSeF. Zastąpiono w ten sposób dotychczasowy obieg faktur papierowych i zwykłych plików PDF jednym centralnym repozytorium danych fakturowych.

System pozostaje pod nadzorem Ministerstwa Finansów i pełni nie tylko funkcję archiwum, ale też narzędzia kontrolnego. Zapewnia jednolite standardy fakturowania, automatyczną weryfikację danych oraz stały dostęp organów podatkowych do informacji. Wszystko to skraca czas kontroli i ogranicza ryzyko błędów oraz nadużyć w rozliczeniach VAT. Więcej na temat KSeF znajdziesz w artykule – Wszystko, co musisz wiedzieć o KSeF (Krajowy System e-Faktur).

Czy KSeF obejmuje faktury dla kontrahentów zagranicznych?

Tak – jeżeli prowadzisz działalność jako polski podatnik VAT i wystawiasz faktury na rzecz firm z UE lub spoza UE, masz obowiązek przekazać dokumenty do KSeF, podobnie jak w przypadku faktur krajowych. W praktyce oznacza to, że:

1. Fakturę generujesz w systemie KSeF (w ustrukturyzowanym formacie FA(3)),
2. Polski system przypisuje jej unikatowy numer i potwierdza zgodność,
3. Następnie dostarczasz ją odbiorcy w ustalonym formacie (np. PDF e-mail).

Nie oznacza to, że kontrahent zagraniczny musi logować się do polskiego systemu – nie ma obowiązku korzystania z KSeF ani posiadania dostępu do platformy. Niemniej jeżeli kontrahent zagraniczny ma stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce (tzw. VAT fixed establishment), może być zobowiązany do używania KSeF tak jak polski podatnik, w zależności od udziału tej placówki w transakcji.

Faktury otrzymywane od kontrahentów zagranicznych

Faktury zakupowe od zagranicznych dostawców, którzy nie mają zarejestrowanej działalności w Polsce, nie trafiają do KSeF. Nie musisz ich wprowadzać do systemu, nawet jeśli je księgujesz.

Ważne: KSeF nie jest rejestrem zakupów zagranicznych. System służy przede wszystkim do tworzenia i przechowywania faktur wystawionych przez polskich podatników.

Jak dostarczać faktury zagranicznym kontrahentom?

Po wystawieniu faktury w KSeF musisz dostarczyć ją odbiorcy w ustalonym formacie. Ważne, aby faktura zawierała numer KSeF – jest to dowód poprawnego zarejestrowana w systemie. Najczęściej stosowaną metodą wysyłki jest przekazanie pliku PDF drogą mailową.

Język i waluta w e-fakturach dla zagranicy

W KSeF struktura faktury ma charakter techniczny i jest zawsze zapisana w języku systemowym, natomiast treści opisowe widoczne dla kontrahenta możesz przygotować w języku obcym. W praktyce najczęściej stosuje się język angielski, niemiecki lub francuski, niemniej system nie narzuca zamkniętego katalogu – decyduje to, co wpiszesz w polach opisowych faktury w swoim programie księgowym. Ważne, aby dane wymagane przez KSeF były uzupełnione zgodnie ze schematem, niezależnie od języka opisu towaru lub usługi.

Podobnie wygląda kwestia walut. KSeF obsługuje wszystkie waluty zgodne z kodami ISO 4217, w tym m.in. EUR, USD, GBP, CHF czy NOK. Walutę transakcji wskazujesz na fakturze, jednak kwoty VAT muszą zostać wykazane także w złotych. Przeliczenia dokonujesz według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego, co ma kluczowe znaczenie dla poprawnego rozliczenia VAT i akceptacji faktury przez system.

Wyłączenia i szczególne przypadki

Mimo powszechnego charakteru KSeF, przepisy przewidują sytuacje, w których faktury nie podlegają obowiązkowi wystawiania w systemie. Dotyczy to przede wszystkim sprzedaży na rzecz konsumentów indywidualnych, czyli transakcji B2C. W takich przypadkach nadal stosuje się dotychczasowe zasady dokumentowania sprzedaży, bez konieczności przesyłania faktury do KSeF.

Z obowiązku wyłączone są również transakcje rozliczane w procedurach szczególnych OSS i IOSS, stosowanych przy sprzedaży towarów i usług konsumentom w innych państwach UE. W tych schematach rozliczenie VAT odbywa się centralnie, dlatego faktury nie są ujmowane w polskim systemie e-faktur. KSeF nie obejmuje także faktur importowych otrzymywanych od zagranicznych dostawców, którzy nie posiadają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności. Takie dokumenty nadal funkcjonują poza systemem i są rozliczane na zasadach ogólnych.

Samofakturowanie w relacjach z kontrahentami zagranicznymi

W przypadku samofakturowania, czyli sytuacji, w której to nabywca wystawia fakturę w imieniu dostawcy, obowiązki związane z KSeF przechodzą na Ciebie jako polskiego podatnika. Jeżeli zagraniczny kontrahent zawarł z Tobą umowę o samofakturowanie, faktura dokumentująca transakcję powinna zostać wystawiona w KSeF na takich samych zasadach jak samofaktury krajowe. Nie ma znaczenia, że sprzedawcą jest podmiot zagraniczny –  decydujące jest to, że to Ty generujesz dokument, przez co odpowiadasz za jego poprawne przesłanie do systemu oraz zgodność z polskimi przepisami VAT.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

W praktyce problemy z KSeF w relacjach zagranicznych rzadko wynikają z samych przepisów, a częściej z błędów organizacyjnych i technicznych. Wiele z nich powtarza się niezależnie od branży czy skali działalności i prowadzi do opóźnień w płatnościach lub korekt w rozliczeniach VAT. Poniżej znajdziesz najczęstsze błędy i sposoby, jak ich unikać:

• Brak komunikacji z kontrahentem – problem polega na tym, że kontrahent zagraniczny nie ma dostępu do KSeF i nie wie, w jakiej formie otrzyma dokument. Polecamy już na etapie umowy lub zamówienia ustalić sposób doręczenia faktury, jej format oraz zakres danych widocznych na dokumencie.

• Nieprawidłowy numer KSeF – błąd pojawia się, gdy faktura jest wysyłana do odbiorcy przed jej przyjęciem przez KSeF albo z błędnym identyfikatorem. Możesz go wyeliminować, wysyłając dokument dopiero po uzyskaniu potwierdzenia nadania numeru w systemie.

• Błędne dane walutowe – najczęściej wynikają z przyjęcia niewłaściwego kursu wymiany lub niespójności między kwotami w walucie obcej i w złotych. Dlatego warto korzystać z automatycznych przeliczeń w systemie księgowym i każdorazowo sprawdzać poprawność wykazanego VAT.

• Brak kontroli wyjątków – polega na bezrefleksyjnym ujmowaniu w KSeF wszystkich dokumentów albo pomijaniu tych, które powinny tam trafić. Zapobiegniesz kłopotom, wprowadzając jasne zasady kwalifikowania transakcji B2C, OSS/IOSS oraz importu.

• Nieprawidłowe oznaczenie rodzaju transakcji – błędna kwalifikacja sprzedaży jako WDT, eksportu lub transakcji z odwrotnym obciążeniem prowadzi do naliczenia niepoprawnej stawki VAT i błędów w JPK. Zatem przed wystawieniem faktury zawsze weryfikuj status kontrahenta i charakter transakcji.

• Niedostosowanie systemów księgowych – problem wynika z braku aktualizacji lub niepełnej integracji z KSeF, co skutkuje odrzuceniem dokumentów. Regularnie aktualizuj oprogramowanie i monitoruj status wysyłki faktur w systemie.

KSeF nie blokuje sprzedaży zagranicznej, ale wymusza większą dyscyplinę w danych, terminach i komunikacji z odbiorcą. Gdy ustalisz kanał doręczeń, dopilnujesz numeru KSeF, walut i prawidłowej kwalifikacji transakcji, obieg faktur stanie się przewidywalny. Warto też zadbać o aktualne narzędzia i prostą procedurę weryfikacji wyjątków, ponieważ to one najczęściej decydują o tym, czy faktura przejdzie przez system bez problemu i czy płatność wpłynie na czas.

Powierz administrację dokumentacji w nasze ręce. Zadbamy o Twoje rozliczenia, zarówno międzynarodowe, jak i krajowe.