Autor: Monika Kraska

Właściwe oszacowanie wydatków związanych z zatrudnieniem to jedno z kluczowych zadań każdego pracodawcy. Wybór formy współpracy – czy to umowa o pracę, czy cywilnoprawna – ma bezpośredni wpływ na poziom obciążeń finansowych. W przypadku umowy o pracę, która zapewnia pracownikowi szeroki zakres praw i przywilejów, koszty pracodawcy znacząco wykraczają poza samo wynagrodzenie brutto. Nic więc dziwnego, że wielu właścicieli firm zadaje sobie pytanie: ile pracodawca płaci za pracownika przy najniższej krajowej?

W niniejszym artykule szczegółowo przyjrzymy się, jak wygląda koszt zatrudnienia pracownika w 2025 roku przy zastosowaniu płacy minimalnej. Przedstawimy nie tylko wysokość wynagrodzenia, ale również wszystkie składki, które składają się na całkowity koszt pracodawcy, w tym m.in. ZUS, Fundusz Pracy czy FGŚP. To kompendium wiedzy przyda się każdemu, kto chce świadomie zarządzać budżetem kadrowym swojej firmy.

Najniższa krajowa 2025

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje nowa wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zgodnie z decyzją rządu, najniższa krajowa została ustalona na poziomie 4666 zł brutto miesięcznie, co oznacza wzrost o 366 zł w porównaniu do kwoty obowiązującej w drugiej połowie 2024 roku. Tym razem nie zdecydowano się na podwójną waloryzację, dlatego przez cały rok obowiązuje jedna, stała wysokość minimalnego wynagrodzenia.

Pierwotna propozycja zakładała niższą kwotę – 4626 zł brutto – jednak w wyniku rewizji prognoz inflacyjnych podjęto decyzję o jej podniesieniu o dodatkowe 40 zł. 

Wzrost płacy minimalnej ma na celu poprawę sytuacji finansowej najmniej zarabiających, ale jednocześnie wpływa na koszt pracodawcy, który musi liczyć się z wyższymi obciążeniami przy zatrudnianiu pracownika na pełen etat.

Najniższa krajowa 2025 netto (na rękę)

Wysokość minimalnego wynagrodzenia określona w rozporządzeniu Rady Ministrów dotyczy kwoty brutto. To właśnie z niej wyliczane są składki, które następnie trafiają m.in. do ZUS i urzędu skarbowego. Po ich odjęciu pracownik otrzymuje tzw. wynagrodzenie netto, czyli realną kwotę, jaka trafia na jego konto.

W 2025 roku, przy zatrudnieniu na pełen etat i braku ulg podatkowych (np. ulgi dla młodych czy wspólnego rozliczenia z małżonkiem), osoba zarabiająca najniższą krajową może liczyć na wypłatę w wysokości około 3510,92 zł netto. 

Minimalna stawka godzinowa 2025

Od początku 2025 roku obowiązuje również nowa minimalna stawka godzinowa, ustalona w kwocie 30,50 zł brutto. Wartość ta wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 roku i obowiązuje wszystkich, którzy wykonują pracę na podstawie umów cywilnoprawnych – przede wszystkim umów zlecenia oraz świadczenia usług.

Koszty pracodawcy w 2025 roku

W 2025 roku zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę i przy wynagrodzeniu równym najniższej krajowej wiąże się z konkretnymi obowiązkami finansowymi po stronie pracodawcy. Choć kwota brutto wypłaty wynosi 4666 zł, to nie jest to pełen wydatek, jaki ponosi firma. Do tej sumy należy doliczyć szereg składek, które pracodawca zobowiązany jest opłacać z własnych środków.

Poniżej przedstawiono podstawowe składniki, jakie składają się na koszt zatrudnienia pracownika:

• Składka emerytalna (9,76%) – 455,40 zł
• Składka rentowa (6,50%) – 303,29 zł
  Składka wypadkowa (1,67%) – 77,92 zł (dla firm do 9 pracowników)
  Fundusz Pracy (2,45%) – 114,32 zł
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%) – 4,67 zł

Łącznie daje to 955,60 zł składek opłacanych przez pracodawcę do ZUS. W sytuacji, gdy pracownik przystąpi do Pracowniczych Planów Kapitałowych, dochodzi jeszcze składka PPK w wysokości 1,5% podstawy, czyli 69,99 zł.

Ostatecznie, całkowity koszt pracodawcy związany z zatrudnieniem jednej osoby na pełen etat i przy minimalnym wynagrodzeniu wynosi 5691,59 zł miesięcznie. Dla porównania – w drugiej połowie 2024 roku ta kwota była niższa o 446,45 zł, co pokazuje wyraźny wzrost kosztów pracodawcy w ujęciu rocznym. Taki trend ma istotne znaczenie przy planowaniu budżetu kadrowego i analizie kosztu utrzymania pracownika.

Co jeszcze składa się na koszty pracodawcy?

Choć składki ZUS oraz wynagrodzenie zasadnicze stanowią podstawę wydatków związanych z zatrudnieniem, całkowity koszt pracodawcy wykracza daleko poza te obowiązkowe opłaty. W praktyce, prowadzenie polityki kadrowej wiąże się z szeregiem dodatkowych elementów, które wpływają na koszt zatrudnienia pracownika, nawet jeśli ten otrzymuje tylko najniższą krajową.

Do istotnych, choć często pomijanych składników kosztu utrzymania pracownika należą między innymi:

• finansowanie wstępnych i okresowych badań lekarskich oraz szkoleń BHP,
• koszty związane z przyuczeniem do stanowiska i adaptacją nowego pracownika do środowiska firmowego,
• wydatki na rozwój kompetencji zawodowych, szkolenia specjalistyczne czy kursy,
• przygotowanie stanowiska pracy, w tym zakup narzędzi, sprzętu oraz oprogramowania,
• zapewnienie zgodnych z przepisami warunków bezpieczeństwa i higieny pracy,
• pokrycie wynagrodzeń w czasie urlopów, absencji chorobowych oraz sytuacji, gdy obowiązki nieobecnego przejmuje inny pracownik.

W przypadku zatrudniania cudzoziemców, dochodzą koszty związane z uzyskiwaniem zezwoleń na pracę i legalizacją pobytu. W wielu branżach standardem stają się również świadczenia pozapłacowe, w tym odzież robocza, posiłki regeneracyjne, karty sportowe czy prywatna opieka medyczna – które również należy wliczyć w koszt pracodawcy.

Wszystkie te czynniki sprawiają, że rzeczywista suma ponoszona przez firmę często znacznie przekracza wynagrodzenie wpisane w umowie.

Ile pracodawca płaci za pracownika przy umowie zlecenie?

Umowa zlecenie to elastyczna forma współpracy, która – choć prostsza od umowy o pracę – również wiąże się z konkretnymi kosztami po stronie zleceniodawcy. 

Ostateczny koszt pracodawcy zależy od indywidualnej sytuacji osoby wykonującej zlecenie. Kluczowe znaczenie ma m.in. status ubezpieczeniowy zleceniobiorcy oraz fakt, czy umowa zlecenie stanowi jego jedyne źródło dochodu.

Podstawową zasadą jest to, że wynagrodzenie zleceniobiorcy nie może być niższe od minimalnej stawki godzinowej, która w 2025 roku wynosi 30,50 zł brutto. Do tej kwoty mogą dojść obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne, jeśli przepisy tego wymagają.

Najczęstsze scenariusze kosztów przedstawiają się następująco:

• Umowa zlecenie jako jedyne źródło dochodu
  W takiej sytuacji zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, a zleceniodawca odprowadza składki na: emeryturę, rentę, wypadki, Fundusz Pracy i FGŚP. W efekcie koszt zatrudnienia pracownika może być zbliżony do tego w przypadku umowy o pracę – szczególnie przy regularnym zleceniu.
  
• Zleceniobiorca pracuje również na etacie w innej firmie i zarabia (co najmniej) minimalną krajową
  Jeśli dana osoba ma już opłacane składki z innego tytułu, zleceniodawca nie musi naliczać ubezpieczeń społecznych – koszt pracodawcy ogranicza się wówczas do kwoty brutto wypłaty.
  
• Student do 26. roku życia
  Zatrudnienie studenta, który nie przekroczył jeszcze 26 lat, jest dla zleceniodawcy wyjątkowo korzystne. Taka osoba nie podlega obowiązkowym składkom ZUS ani podatkowi dochodowemu, co oznacza, że koszt pracodawcy to wyłącznie kwota brutto ustalona w umowie – czyli tyle, ile faktycznie wypłaca zleceniobiorcy.

Podsumowując, choć koszty pracodawcy przy umowie zlecenie bywają niższe niż w przypadku umowy o pracę, ich ostateczna wysokość zależy od kilku czynników. Warto więc każdorazowo przeanalizować sytuację konkretnego zleceniobiorcy, aby właściwie oszacować koszt utrzymania pracownika w ramach tej formy współpracy.

Ile pracodawca płaci za pracownika przy umowie o dzieło?

Umowa o dzieło to jedna z najtańszych form współpracy z punktu widzenia zatrudniającego. 

W standardowych warunkach nie wymaga ona odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne czy zdrowotne, co znacząco wpływa na obniżenie kosztu pracodawcy. Wynagrodzenie ustalone w umowie stanowi więc zazwyczaj jedyny wydatek, jaki ponosi przedsiębiorca.

W praktyce oznacza to, że koszt zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o dzieło jest równy kwocie brutto określonej w kontrakcie. Nie występują tu żadne dodatkowe obciążenia w postaci składek ZUS, Funduszu Pracy czy FGŚP, co odróżnia tę formę zatrudnienia od umowy o pracę i umowy zlecenia.

Wyjątek stanowi sytuacja, w której dzieło wykonywane jest na rzecz własnego pracodawcy – w takim przypadku umowa ta traktowana jest jak klasyczne zatrudnienie i wiąże się z obowiązkiem naliczania pełnych składek ubezpieczeniowych. Mimo to, w większości przypadków, koszt pracodawcy w przypadku umowy o dzieło pozostaje minimalny i przewidywalny, co czyni ją popularną formą współpracy w określonych branżach i przy projektach o jasno zdefiniowanym rezultacie.

Ile pracodawca płaci za pracownika przy najniższej krajowej?

Rok 2025 przyniósł istotne zmiany w zakresie minimalnego wynagrodzenia, które wynosi obecnie 4666 zł brutto miesięcznie. Choć kwota ta stanowi punkt wyjścia do wyliczeń, to rzeczywisty koszt pracodawcy jest znacznie wyższy. Po uwzględnieniu wszystkich obowiązkowych składek – w tym emerytalnych, rentowych, wypadkowych oraz wpłat na Fundusz Pracy i FGŚP – całkowity koszt zatrudnienia pracownika wynosi 5621,60 zł, a w przypadku przystąpienia do PPK nawet 5691,59 zł miesięcznie.

Oznacza to, że przedsiębiorca zatrudniający pracownika na najniższej krajowej musi liczyć się z dodatkowymi wydatkami sięgającymi niemal 1000 zł miesięcznie ponad wynagrodzenie brutto. Jednocześnie sam pracownik otrzymuje „na rękę” około 3510,92 zł netto.

Zarówno dla małych, jak i większych firm, rosnące obciążenia związane z zatrudnieniem wymagają starannego planowania budżetu kadrowego. Znajomość aktualnych przepisów i realnych wydatków pomaga podejmować świadome decyzje w zakresie polityki zatrudnienia i efektywnego zarządzania zespołem. Koszty pracodawcy to bowiem nie tylko wypłata wynagrodzenia – to pełen pakiet zobowiązań, które muszą być wzięte pod uwagę przy każdej decyzji o zatrudnieniu.

Rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych bywa skomplikowanym procesem, nawet pomimo wprowadzenia systemu Twój e-PIT, który znacząco uprościł coroczne obowiązki podatników. Obecnie wciąż wiele osób decyduje się na skorzystanie z usług księgowych, aby uniknąć błędów w deklaracji. Dotyczy to zarówno osób prywatnych, które uzyskują dochody z różnych źródeł, jak i przedsiębiorców. Ponadto, zmiany podatkowe wprowadzone w ramach Polskiego Ładu sprawiły, że wielu podatników ma jeszcze więcej wątpliwości co do wyboru odpowiedniego formularza. Aby rozwiać wątpliwości, przedstawiamy przegląd najważniejszych rodzajów PIT-ów oraz ich przeznaczenie.

Co to jest PIT?

Podatek dochodowy od osób fizycznych, znany jako PIT, to obowiązkowe świadczenie na rzecz państwa, które dotyczy wszystkich osób osiągających dochody w Polsce. Obejmuje on wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, przychody z działalności gospodarczej, dochody z wynajmu nieruchomości, zyski kapitałowe oraz inne źródła.

Każdy, kto uzyskał dochód podlegający opodatkowaniu, jest zobowiązany do corocznego rozliczenia się ze skarbówką poprzez złożenie właściwego formularza PIT. Termin jego przekazania zależy od rodzaju deklaracji, jednak w większości przypadków obowiązuje do końca kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Rodzaje formularzy PIT

W polskim systemie podatkowym funkcjonuje kilka rodzajów deklaracji PIT, które są dostosowane do różnych form uzyskiwanych dochodów. Wybór odpowiedniego formularza zależy od źródła przychodów oraz sposobu ich opodatkowania. Poniżej przedstawiamy najważniejsze druki PIT i ich zastosowanie.

PIT-2 – oświadczenie o pomniejszeniu zaliczek na podatek

PIT-2 to dokument składany pracodawcy przez pracownika, umożliwiający pomniejszenie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy o kwotę, która jest wolna od podatku. Dzięki temu wynagrodzenie netto wypłacane w trakcie roku jest wyższe.

PIT-6 – dla rolników prowadzących działy specjalne produkcji rolnej

Osoby zajmujące się specjalistycznymi formami produkcji rolnej, np. hodowlą zwierząt futerkowych czy uprawą szklarniową, muszą złożyć PIT-6, który pozwala na określenie wysokości zaliczek na podatek dochodowy. Formularz ten należy dostarczyć do urzędu skarbowego do 20 stycznia danego roku podatkowego.

PIT-8C – dla dochodów kapitałowych

PIT-8C to dokument wystawiany przez instytucje finansowe i pozostałe podmioty, które wypłacają dochody kapitałowe, w tym m.in. zyski ze sprzedaży papierów wartościowych czy praw autorskich. Formularz ten służy do rozliczenia podatku od takich właśnie dochodów przez podatnika.

PIT-11 – informacja o dochodach i pobranych zaliczkach

PIT-11 to deklaracja, którą pracodawca (płatnik) obowiązkowo przekazuje swoim pracownikom. Zawiera dane o osiągniętych przez pracownika dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Dokument ten stanowi podstawę do wypełnienia rocznego zeznania podatkowego.

PIT-28 – dla ryczałtowców i wynajmujących nieruchomości

PIT-28 jest przeznaczony dla podatników rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Dotyczy m.in. osób prowadzących działalność gospodarczą, a od 2023 roku także obywateli uzyskujących dochody z wynajmu prywatnego. Formularz ten musi zostać złożony do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

PIT-36 – dla podatników uzyskujących dochody z różnych źródeł 

PIT-36 jest stosowany przez podatników, którzy rozliczają się według skali podatkowej (12% i 32%). Dotyczy m.in. małych przedsiębiorców oraz osób, które osiągają dochody ze źródeł niewykazywanych na PIT-37.

PIT-36L – dla przedsiębiorców na podatku liniowym

Osoby prowadzące działalność gospodarczą i rozliczające się według 19% stawki podatku liniowego muszą składać PIT-36L. Taki sposób opodatkowania pozwala uniknąć wyższych stawek wynikających z progresji podatkowej, jednak wiąże się z brakiem możliwości rozliczenia niektórych ulg oraz wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

PIT-37 – dla pracowników, zleceniobiorców i emerytów

To najczęściej składany formularz PIT, przeznaczony dla osób, których dochody są rozliczane przez płatnika, np. pracodawcę lub ZUS. Wypełniają go osoby zatrudnione na umowę o pracę, dzieło, umowę zlecenie, a także emeryci i renciści.

PIT-38 – dla inwestorów i graczy giełdowych

PIT-38 jest przeznaczony dla osób, które osiągają dochody z kapitałów pieniężnych, w tym sprzedaży kryptowalut, obligacji, akcji czy innych instrumentów finansowych.

PIT-39 – dla osób sprzedających nieruchomości

Formularz PIT-39 służy do rozliczania dochodów uzyskanych ze sprzedaży praw majątkowych oraz nieruchomości. Dotyczy jednak wyłącznie transakcji przeprowadzonych przed upływem pięciu lat od nabycia lub wybudowania nieruchomości. Podatnik może skorzystać z ulgi mieszkaniowej, jeśli środki ze sprzedaży przeznaczy na zakup nowej nieruchomości.

PIT-OP – przekazanie 1,5% podatku na OPP

PIT-OP to oświadczenie umożliwiające przekazanie 1,5% podatku na rzecz organizacji pożytku publicznego (OPP) lub wycofanie wcześniej udzielonej zgody na takie przekazanie.

Każdy z wymienionych formularzy pełni określoną funkcję w systemie podatkowym i jest przeznaczony dla konkretnej grupy podatników. Znajomość odpowiednich druków pozwala uniknąć błędów i sprawnie rozliczyć swoje zobowiązania wobec fiskusa.

Formularz PIT a załączniki

Wypełniając roczne zeznanie podatkowe, w pewnych przypadkach konieczne jest dołączenie wybranych załączników. Uzupełniają one informacje zawarte w głównym formularzu i umożliwiają skorzystanie z ulg, odliczeń czy wykazanie szczególnych źródeł dochodów. Poniżej przedstawiamy najważniejsze załączniki do formularzy PIT oraz ich zastosowanie.

PIT/O – odliczenia i ulgi podatkowe

Załącznik PIT/O jest przeznaczony dla osób składających PIT-28, PIT-36, PIT-36L i PIT-37, które chcą skorzystać z ulg podatkowych. W dokumencie tym wykazuje się m.in. ulgę na dzieci, ulgę rehabilitacyjną, odliczenia z tytułu darowizn czy wydatków na internet.

PIT/D – odliczenia mieszkaniowe

Formularz PIT/D dołącza się do deklaracji PIT-28, PIT-36 i PIT-37 w przypadku, gdy podatnik chce odliczyć wydatki związane z inwestycjami mieszkaniowymi. Dotyczy to m.in. odsetek od kredytów mieszkaniowych, remontów czy budowy domu.

PIT/Z – zwolnienia podatkowe dla przedsiębiorców

Załącznik PIT/Z składany jest przez osoby prowadzące działalność gospodarczą i korzystające ze zwolnienia podatkowego (na podstawie art. 44 ust. 7a ustawy o PIT). Dołączany do formularzy PIT-28, PIT-36 i PIT-36L, pozwala na wykazanie dochodów podlegających zwolnieniu oraz ich rozliczenie w kolejnych latach.

PIT/B – przychody z działalności gospodarczej

Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą lub będący wspólnikami w spółkach osobowych dołączają do PIT-36 i PIT-36L załącznik PIT/B. W dokumencie tym wykazuje się przychody, koszty, osiągnięty dochód lub poniesioną stratę.

PIT-2K – ulga odsetkowa

Załącznik PIT-2K stosowany jest przez osoby korzystające z ulgi odsetkowej związanej z kredytami na cele mieszkaniowe. Dołącza się go do PIT-28, PIT-36 i PIT-37, jednak składany jest tylko w pierwszym roku korzystania z tej ulgi.

Do kiedy rozliczyć PIT?

Rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych to obowiązek, który musi zostać spełniony w określonym terminie, zależnym od rodzaju formularza. Większa część podatników składa swoje deklaracje do końca kwietnia roku następującego po roku podatkowym, jednak istnieją wyjątki – przykładowo, PIT-28 należy złożyć nie później, niż ostatniego dnia lutego.

Aby uniknąć błędów, które mogłyby skutkować koniecznością dokonania korekty lub nawet nałożeniem sankcji finansowych, warto skrupulatnie wypełnić formularz i upewnić się, że zawiera on poprawne dane. Osoby prowadzące działalność gospodarczą powinny zwrócić szczególną uwagę na poprawne wykazanie przychodów, kosztów oraz ewentualnych ulg podatkowych.

Warto pamiętać, że rozliczenie PIT daje możliwość skorzystania z różnych ulg i odliczeń, co może obniżyć wysokość należnego podatku lub zwiększyć zwrot nadpłaconej kwoty. Prawidłowe i terminowe złożenie deklaracji to klucz do uniknięcia problemów ze skarbówką i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.

Jak rozliczyć PIT?

Wybór właściwego formularza wpływa nie tylko na sposób opodatkowania, ale także na dostępne metody jego rozliczenia. Współczesne rozwiązania umożliwiają wygodne składanie deklaracji przez Internet, jednak nie każdy formularz może zostać przesłany za pomocą wszystkich dostępnych narzędzi.

Jednym z najprostszych i najwygodniejszych sposobów rozliczenia rocznego podatku jest usługa Twój e-PIT, stworzona przez Ministerstwo Finansów. System ten automatycznie pobiera dane od płatników i przygotowuje wstępną deklarację. Podatnik może jedynie zweryfikować poprawność dokumentu, uzupełnić przysługujące ulgi oraz wskazać organizację pożytku publicznego, której chce przekazać 1,5% podatku. Jeśli nie dokona żadnych zmian, deklaracja zostanie automatycznie zaakceptowana i rozliczona ostatniego dnia kwietnia.

Alternatywą dla Twój e-PIT są inne metody elektronicznego składania deklaracji, np. e-Deklaracje lub programy księgowe, które pozwalają na ręczne uzupełnienie formularza. Warto wybrać opcję najbardziej dostosowaną do indywidualnej sytuacji podatnika, aby uniknąć błędów i maksymalnie uprościć proces rozliczenia.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, kiedy konieczne jest stosowanie kasy fiskalnej. Choć nie każdy rodzaj działalności wymaga jej posiadania, przepisy systematycznie zawężają grupę podmiotów zwolnionych z tego obowiązku. Wciąż jednak istnieją sytuacje, w których możliwe jest prowadzenie sprzedaży bez ewidencjonowania jej na kasie. Kto musi ją zainstalować, a kto może skorzystać ze zwolnienia? Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź, jakie regulacje obowiązują obecnie i czy dotyczą one Twojej firmy.

Obowiązek kasy fiskalnej

Kasa fiskalna, znana również jako kasa rejestrująca, to elektroniczny system służący do dokumentowania sprzedaży oraz obliczania należnego podatku, który trafia do urzędu skarbowego. Jej stosowanie jest obowiązkowe w przypadku transakcji dokonywanych na rzecz osób fizycznych (które nie prowadzą działalności gospodarczej) i rolników na ryczałcie. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy współpracujący wyłącznie z innymi firmami lub instytucjami publicznymi mogą funkcjonować bez tego urządzenia.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej zależy głównie od rodzaju prowadzonej działalności. Istnieją branże, w których rejestracja transakcji na kasie jest wymagana niezależnie od wysokości obrotu. Do takich należą m.in. gastronomia, usługi transportowe czy medyczne. W innych przypadkach przedsiębiorcy mogą skorzystać ze zwolnień przewidzianych w przepisach podatkowych.

Kasa fiskalna – kiedy nie trzeba jej posiadać?

Nie każdy przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej. Zwolnienie z tego obowiązku dotyczy m.in. sytuacji, w których sprzedaż towarów lub świadczenie usług odbywa się na rzecz osób fizycznych, ale dotyczy kategorii zwolnionych z obowiązku rejestrowania.

Warto jednak zwrócić uwagę na przypadki, gdy firma realizuje zarówno sprzedaż zwolnioną, jak i tę podlegającą obowiązkowi ewidencjonowania. Jeśli udział transakcji zwolnionych w całkowitych obrotach na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku przekroczył 80%, przedsiębiorca może nadal korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej – zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów.

Każdy przypadek wymaga jednak indywidualnej analizy, ponieważ przepisy mogą się zmieniać, a niektóre branże objęte są obowiązkiem stosowania kasy fiskalnej niezależnie od wartości obrotu. 

Szczegółowe informacje na ten temat znaleźć można w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Obowiązek kasy fiskalnej w zależności od obrotu

Przepisy przewidują możliwość zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej w przypadku przedsiębiorców, których obrót ze sprzedaży (na rzecz wcześniej wspomnianych rolników ryczałtowych i osób fizycznych nieprowadzących działalności) w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył 20.000 zł. Oznacza to, że jeśli firma prowadzi działalność na niewielką skalę i nie osiąga wysokich przychodów ze sprzedaży, może korzystać z tego zwolnienia.

W przypadku nowo założonej działalności limit ten oblicza się proporcjonalnie do okresu, w którym przedsiębiorca prowadzi sprzedaż w danym roku. Jeśli więc działalność rozpoczęto w połowie roku, próg będzie wynosił odpowiednio 10.000 zł. Po jego przekroczeniu konieczne staje się rejestrowanie sprzedaży na kasie fiskalnej i jej zgłoszenie do urzędu skarbowego.

Kasa fiskalna a sprzedaż przez internet

Przedsiębiorcy prowadzący handel internetowy w systemie wysyłkowym, czyli za pośrednictwem kuriera lub poczty, w wielu przypadkach mogą uniknąć obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Przepisy przewidują zwolnienie, ale tylko pod określonymi warunkami.

Aby sprzedaż internetowa była zwolniona z obowiązku rejestrowania transakcji na kasie fiskalnej, cała płatność za towar musi zostać dokonana bezgotówkowo – poprzez bank, pocztę lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową. Co więcej, z dokumentacji księgowej musi jednoznacznie wynikać, kto dokonał zakupu oraz czego dotyczyła transakcja. Oznacza to, że konieczne jest prowadzenie precyzyjnej ewidencji płatności, zawierającej dane nabywcy, takie jak jego imię, nazwisko i adres.

Warto pamiętać, że nie wszystkie formy działalności e-commerce kwalifikują się do zwolnienia. W niektórych branżach, takich jak sprzedaż sprzętu elektronicznego, perfum czy części samochodowych, obowiązek stosowania kasy fiskalnej występuje bez względu na sposób płatności i wysokość obrotu. Dlatego przed rozpoczęciem sprzedaży online warto dokładnie przeanalizować obowiązujące przepisy.

Ile mam czasu na zgłoszenie kasy fiskalnej?

Termin zgłoszenia kasy fiskalnej zależy od rodzaju działalności oraz przepisów regulujących obowiązek jej stosowania. Firmy świadczące usługi lub sprzedające towary, które od początku podlegają obowiązkowi ewidencjonowania sprzedaży, muszą zarejestrować urządzenie jeszcze przed dokonaniem pierwszej transakcji. Brak kasy fiskalnej w takiej sytuacji może skutkować konsekwencjami podatkowymi.

W przypadku przedsiębiorców, którzy korzystają ze zwolnienia z kasy do momentu osiągnięcia obrotu 20.000 zł, moment instalacji urządzenia jest odroczony. Gdy roczny limit zostanie przekroczony, konieczne jest zakupienie, zgłoszenie i rozpoczęcie użytkowania kasy fiskalnej w ciągu dwóch miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie progu.

Obowiązki związane z posiadaniem kasy fiskalnej

Przedsiębiorcy zobowiązani do stosowania kasy fiskalnej muszą nie tylko prawidłowo ewidencjonować sprzedaż, ale również przestrzegać szeregu obowiązków administracyjnych i technicznych. Należy do nich m.in.:

• Wydawanie oryginału paragonu nabywcy – każda transakcja musi być potwierdzona wydrukiem z kasy, który klient powinien otrzymać.
• Codzienne sporządzanie raportu dobowego – należy go wykonać na koniec dnia sprzedażowego, najpóźniej przed rozpoczęciem transakcji kolejnego dnia.
• Raport miesięczny – na zakończenie każdego miesiąca wymagane jest sporządzenie zbiorczego raportu fiskalnego.
• Regularne przeglądy techniczne – co 24 miesiące urządzenie musi zostać poddane kontroli przez autoryzowany serwis. Brak terminowego przeglądu skutkuje koniecznością zwrotu ulgi na zakup kasy, o której mowa w dalszej części artykułu.
• Przechowywanie dokumentacji – raporty fiskalne należy archiwizować przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone, natomiast kopie paragonów przez 2 lata.

Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować konsekwencjami podatkowymi.

Ulga z tytułu nabycia kasy fiskalnej

Zakup kasy fiskalnej wiąże się z dodatkowymi kosztami, jednak przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi podatkowej, która pozwala odzyskać część poniesionych wydatków. Oprócz możliwości odliczenia VAT od zakupu oraz ujęcia kasy w ewidencji środków trwałych, podatnicy mogą liczyć na dodatkowe wsparcie finansowe.

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, przedsiębiorcy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej w wymaganym terminie, mogą uzyskać zwrot 90% wartości netto urządzenia, jednak nie więcej niż 700 zł. Ulga przysługuje zarówno podatnikom VAT, jak i tym, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT.

Jak skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej?

Przedsiębiorcy, którzy planują ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej, mogą ubiegać się o zwrot 90% jej wartości netto, jednak nie więcej niż 700 zł. Aby skorzystać z tej preferencji, konieczne jest spełnienie kilku warunków formalnych.

Warunki uzyskania ulgi na zakup kasy fiskalnej:

• Zgłoszenie liczby kas i miejsc ich użytkowania – przed rozpoczęciem ewidencjonowania należy złożyć pisemne zawiadomienie do właściwego urzędu skarbowego, określając liczbę urządzeń oraz miejsca ich instalacji.
• Terminowe rozpoczęcie ewidencjonowania – przedsiębiorca musi uruchomić kasę zgodnie z obowiązującymi go terminami, aby ulga mogła zostać przyznana.
• Zafiskalizowanie kasy i zgłoszenie fiskalizacji – po zakupie kasy konieczne jest przeprowadzenie jej fiskalizacji przez uprawniony serwis oraz zgłoszenie tego faktu do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od fiskalizacji.
• Posiadanie dowodu zakupu – warunkiem uzyskania ulgi jest również dokument potwierdzający zapłatę za urządzenie, np. faktura VAT oraz potwierdzenie płatności.

Po spełnieniu powyższych warunków:

• podatnicy VAT mogą odliczyć ulgę w deklaracji podatkowej, 
• przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mogą ubiegać się o zwrot stosownej kwoty na wybrane konto bankowe po złożeniu odpowiedniego wniosku w urzędzie skarbowym.

Zwrot ulgi na zakup kasy fiskalnej

Jeśli w ciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży działalność zostanie zakończona, ogłoszona zostanie upadłość lub firma zostanie zlikwidowana, konieczny będzie zwrot całej kwoty ulgi. Podobna sytuacja nastąpi, gdy kasa fiskalna nie przejdzie obowiązkowego przeglądu technicznego, zostanie skradziona, zniszczona lub gdy urząd skarbowy wykryje nieprawidłowości w rozliczeniu ulgi.

Co w przypadku awarii kasy fiskalnej?

Awaria kasy fiskalnej nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. Zgodnie z art. 111 ust. 3 ustawy o VAT, jeśli rejestracja obrotu nie może być prowadzona z przyczyn niezależnych od podatnika, konieczne jest skorzystanie z kasy rezerwowej. Posiadanie takiego urządzenia pozwala na kontynuowanie sprzedaży i uniknięcie przerw w prowadzeniu działalności.

Jeżeli przedsiębiorca nie ma kasy rezerwowej, prowadzenie sprzedaży staje się niemożliwe do momentu usunięcia awarii. W takiej sytuacji należy jak najszybciej zgłosić usterkę do serwisu oraz poinformować klientów o czasowym wstrzymaniu sprzedaży. Kontynuowanie działalności bez ewidencji na kasie fiskalnej może skutkować sankcjami podatkowymi.

Każdego roku, wraz ze wzrostem płacy minimalnej i przeciętnego średniego wynagrodzenia, przedsiębiorcy muszą stawić czoła wyższym składkom na ubezpieczenia społeczne. Dla wielu, szczególnie właścicieli niewielkich firm, jest to poważne obciążenie finansowe, które może utrudniać rozwój działalności. W odpowiedzi na te wyzwania, wprowadzono przepisy umożliwiające tzw. “wakacje od ZUS”. Zatwierdzone przez parlament i podpisane przez prezydenta, nowe regulacje mają na celu wsparcie mikroprzedsiębiorców, oferując im chwilowe odciążenie od obowiązku opłacania wybranych składek.

Czym są wakacje składkowe?

Wakacje składkowe to mechanizm mający na celu zmniejszenie obciążeń finansowych dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. W ramach tego rozwiązania mikroprzedsiębiorcy mogą skorzystać z miesięcznego zwolnienia z wymogu opłacania składek na ubezpieczenia społeczne raz w roku.

Program obejmuje zwolnienie ze składek na ubezpieczenia społeczne oraz Fundusze: Solidarnościowy i Pracy. Należy jednak pamiętać, że składka zdrowotna pozostaje obligatoryjna i musi być uregulowana w standardowym terminie.

Nowe przepisy weszły w życie 01.11.2024 roku, a pierwsza możliwość skorzystania z tego udogodnienia pojawiła się już miesiąc później. Jeśli przedsiębiorca zdecydował się na wakacje składkowe w grudniu 2024, to realne korzyści finansowe odczuje w styczniu 2025 roku, ponieważ składki za grudzień są płatne do 20 stycznia.

Wakacje składkowe są rozwiązaniem dobrowolnym i skierowane do wszystkich mikroprzedsiębiorców oraz samozatrudnionych, którzy są zarejestrowani w CEIDG. To elastyczna forma wsparcia, która może stanowić istotną ulgę w trudniejszych okresach działalności.

Dla kogo wakacje składkowe?

Wakacje składkowe to rozwiązanie skierowane przede wszystkim do mikroprzedsiębiorców, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. Dzięki niemu mogą raz w roku wybrać miesiąc, w którym zostaną zwolnieni z opłacania wybranych składek.

Kto może skorzystać z wakacji od ZUS-u?

• Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych zarejestrowanych w CEIDG.
• Wspólnicy spółek cywilnych, pod warunkiem spełnienia narzuconych kryteriów.

Kto nie może skorzystać z wakacji składkowych?

• Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną – brak formalnej firmy wyklucza z programu.
• Przedsiębiorcy korzystający z ulgi na start – osoby, które dopiero rozpoczęły działalność i są zwolnione z części składek ZUS, płacąc jedynie składkę zdrowotną.
• Twórcy i artyści – osoby prowadzące działalność artystyczną (w tym malarze, pisarze, muzycy).
• Wspólnicy jednoosobowych spółek z o.o., komandytowych, partnerskich i jawnych.
• Firmy zatrudniające powyżej 9 pracowników – omawiane rozwiązanie jest dedykowane wyłącznie mikroprzedsiębiorcom.
• Przedsiębiorcy wykonujący usługi na rzecz byłego pracodawcy – takie ograniczenie ma zapobiegać przekształcaniu umów o pracę w samozatrudnienie.

Dzięki tym ograniczeniom program wakacji składkowych ma wspierać przede wszystkim małe firmy oraz osoby prowadzące działalność na własny rachunek, nie naruszając przy tym stabilności rynku pracy.

Wakacje składkowe a forma opodatkowania

Wakacje składkowe to rozwiązanie dostępne dla mikroprzedsiębiorców, niezależnie od wybranej przez nich formy opodatkowania. To oznacza, że możliwość skorzystania z tej ulgi nie jest uzależniona od sposobu rozliczania podatku dochodowego.

Z wakacji składkowych mogą więc skorzystać przedsiębiorcy, którzy:

• rozliczają się według zasad ogólnych (skala podatkowa),
• korzystają z podatku liniowego,
• opłacają ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
• rozliczają się za pomocą karty podatkowej.

Co istotne, wakacje składkowe obejmują jedynie składki na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy. Nie dotyczą natomiast składek odprowadzanych za pracowników, zleceniobiorców ani osoby współpracujące.

Ministerstwo Rozwoju podkreśla, że ulga zostanie przyznana w ramach pomocy de minimis, co oznacza, że nie narusza ona zasad dotyczących konkurencyjności, wsparcia publicznego i nie wpływa na wymianę handlową w UE.

Jak złożyć wniosek o “wakacje od ZUS”?

Aby skorzystać z ulgi, przedsiębiorca musi złożyć stosowny wniosek do ZUS. Wniosek ten należy przesłać w miesiącu poprzedzającym wybrany okres, w którym planowane jest skorzystanie z wakacji składkowych.

Od 1 listopada 2024 roku formularz RWS jest dostępny na platformie PUE ZUS i można go złożyć wyłącznie w formie elektronicznej. Proces jest intuicyjny i dostosowany do potrzeb przedsiębiorców, co pozwala na szybkie załatwienie formalności online.

Co ważne, pełnomocnicy, w tym biura rachunkowe lub doradcy podatkowi, również mogą składać wnioski w imieniu przedsiębiorcy. W tym celu niezbędne jest uzyskanie oświadczenia płatnika, potwierdzającego spełnienie warunków do skorzystania z wakacji składkowych.

Jak ZUS rozpatruje wnioski o wakacje składkowe?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) będzie automatycznie rozpatrywać wnioski o wakacje składkowe, co oznacza, że proces ten przebiegnie sprawnie i bez konieczności dodatkowych działań ze strony przedsiębiorcy. Informacje dotyczące statusu wniosku zostaną udostępnione na koncie płatnika na Platformie Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

Ponadto, ZUS poinformuje przedsiębiorcę o nowej wiadomości poprzez e-mail lub SMS – pod warunkiem, że dane kontaktowe zostały wcześniej zarejestrowane na koncie PUE.

Co w przypadku decyzji odmownej?

Jeśli ZUS odmówi przyznania ulgi lub zdecyduje o częściowym zwolnieniu, formalna decyzja trafi na konto przedsiębiorcy w PUE. W takim przypadku przedsiębiorca ma prawo odwołać się od decyzji. Odwołanie należy złożyć za pośrednictwem ZUS, kierując je do sądu.

Warto podkreślić, że wakacje składkowe są opcjonalne, co oznacza, że właściciel firmy sam decyduje, czy chce skorzystać z tej formy ulgi. Brak złożenia wniosku w wymaganym terminie nie niesie ze sobą żadnych sankcji, ale oznacza rezygnację z możliwości skorzystania z ulgi w danym okresie.

Jakie zalety niosą ze sobą wakacje składkowe?

Wakacje składkowe to rozwiązanie, które przynosi szereg korzyści finansowych i organizacyjnych dla mikroprzedsiębiorców. Kluczowym atutem jest to, że koszty składek na ubezpieczenia społeczne za wybrany miesiąc są pokrywane z budżetu państwa, co oznacza realne oszczędności dla firmy.

Najważniejsze zalety wakacji składkowych

• Zachowanie prawa do zasiłku chorobowego – mimo przerwy w opłacaniu składek, przedsiębiorca nadal ma prawo do świadczeń chorobowych, pod warunkiem, że spełnia wymagane kryteria.
• Brak wpływu na wysokość emerytury i renty – korzystanie z wakacji składkowych nie obniża przyszłych świadczeń emerytalno-rentowych. Wysokość emerytury pozostaje taka sama, jak gdyby składki były opłacane.

Dodatkowe korzyści wakacji składkowych

• Możliwość prowadzenia działalności bez przerwy – przedsiębiorca nie musi zawieszać firmy. Może kontynuować działalność, wystawiać faktury i generować przychody w trakcie trwania wakacji składkowych.
• Prosta procedura składania wniosku – cały proces odbywa się online poprzez Platformę Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS), co pozwala na szybkie i wygodne załatwienie formalności.
• Dobrowolność – wakacje składkowe to opcjonalne rozwiązanie, dające przedsiębiorcom elastyczność. Każdy może samodzielnie ocenić, czy jest to odpowiednia forma wsparcia dla jego działalności.

Dzięki tym zaletom wakacje składkowe stają się przyjaznym narzędziem wspierającym mikroprzedsiębiorców, pozwalając im lepiej zarządzać finansami firmy i zyskać dodatkowe środki na rozwój lub pokrycie bieżących wydatków.

Czy warto skorzystać z wakacji od ZUS-u?

Decyzja o skorzystaniu z wakacji składkowych powinna być poprzedzona dokładną analizą sytuacji finansowej i długoterminowych planów przedsiębiorcy. Choć rozwiązanie to niesie za sobą realne oszczędności, nie zawsze jest korzystne w takim samym stopniu dla wszystkich.

Największe profity odniosą przedsiębiorcy, którzy opłacają pełne składki ZUS (tzw. duży ZUS). Osoby dopiero rozpoczynające działalność lub korzystające z małego ZUS-u zyskają znacznie mniej, ponieważ ich składki są już obniżone.

Kiedy wakacje składkowe są najbardziej opłacalne?

• Dla przedsiębiorców płacących duży ZUS – im wyższe składki, tym większa kwota pozostaje w firmie.
• W okresach spadku przychodów – pozwala to na zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności bez konieczności jej zawieszania.

Kiedy należy się zastanowić nad wakacjami od ZUS-u?

Przedsiębiorcy, którzy opłacają wyższe składki z myślą o zwiększeniu przyszłych świadczeń emerytalnych, mogą napotkać pewne ograniczenia. Budżet państwa pokrywa jedynie minimalną wysokość składek, co oznacza, że nie można dopłacić różnicy w celu zachowania wyższej podstawy do wyliczenia emerytury. W efekcie:

• Przedsiębiorca może zaakceptować niższą podstawę składek i skorzystać z wakacji.
• Alternatywnie, można utrzymać wyższe składki, lecz wtedy wakacje składkowe nie będą możliwe.

Wakacje składkowe | Podsumowanie

Wakacje składkowe to dobrowolne udogodnienie skierowane do mikroprzedsiębiorców, które umożliwia zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz na Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Pracy. Przedsiębiorca może skorzystać z tej ulgi przez jeden wybrany miesiąc w roku, co pozwala na czasowe odciążenie budżetu firmy.

Z wakacji składkowych mogą skorzystać mikroprzedsiębiorcy i samozatrudnieni zarejestrowani w CEIDG, o ile nie świadczą usług na rzecz byłych pracodawców. Największą zaletą tego rozwiązania jest oszczędność finansowa, ponieważ składki za wybrany miesiąc zostają pokryte z budżetu państwa.

Zanim jednak przedsiębiorca zdecyduje się na skorzystanie z tej ulgi, warto dokładnie przeanalizować potencjalne korzyści oraz możliwe konsekwencje. Chociaż wakacje składkowe pozwalają na zmniejszenie miesięcznych kosztów działalności, mogą wpłynąć na wysokość przyszłych świadczeń, jeśli przedsiębiorca korzysta z wyższych składek, aby zwiększyć emeryturę lub rentę.

Podsumowując, wakacje składkowe to elastyczne narzędzie wsparcia dla małych firm, które daje przedsiębiorcom możliwość krótkoterminowego oddechu finansowego. Przemyślana decyzja, dostosowana do indywidualnych potrzeb, pozwoli w pełni wykorzystać potencjał tego rozwiązania.

W świecie handlu promocje i wyprzedaże stały się nieodłącznym elementem strategii przyciągania klientów. Coraz częściej przedsiębiorcy oferują swoje produkty po znacznie obniżonych cenach, a nawet symbolicznie, za niewielką kwotę. Tego typu działania, zwłaszcza podczas akcji pokroju Black Friday czy sezonowych wyprzedaży, mogą budzić pytania dotyczące ich rozliczenia podatkowego – szczególnie, gdy sprzedawane towary wyceniane są poniżej ich kosztów zakupu. 

Wyprzedaże w sklepach a przepisy podatkowe

Wyprzedaże to jeden z najskuteczniejszych sposobów na zwiększenie sprzedaży i przyciągnięcie do siebie nowych klientów. Promocje, obniżki cen i oferty specjalne, takie jak te organizowane z okazji Black Friday, mają na celu zarówno zintensyfikowanie ruchu w sklepach, jak i opróżnienie magazynów przed kolejnym sezonem. Jednakże, z punktu widzenia prawa podatkowego, każda obniżka ceny lub promocja niesie ze sobą określone konsekwencje, które przedsiębiorcy muszą brać pod uwagę.

Wyprzedaże dźwignią handlu

Promocyjna sprzedaż towarów często odbywa się poniżej standardowej ceny, a niekiedy nawet poniżej kosztu zakupu. Takie działania w oczach organów podatkowych mogą budzić wątpliwości związane z zasadnością obniżek oraz ich wpływem na rozliczenia. Kluczowe jest, aby przedsiębiorca potrafił udokumentować, że decyzja o obniżeniu ceny była uzasadniona strategią handlową, a nie próbą obniżenia zobowiązań podatkowych.

Prawo podatkowe przewiduje szczegółowe regulacje dotyczące ustalania przychodów i kosztów w przypadku obniżek cen. Udzielane rabaty czy promocje nie mogą być uznawane za stratę, o ile są elementem przemyślanej polityki sprzedażowej. Warto jednak pamiętać, że wszelkie transakcje muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, a ich dokumentacja powinna być prowadzona w sposób szczegółowy i przejrzysty.

Dla organów skarbowych kluczowym aspektem jest właściwe udokumentowanie działań promocyjnych. Faktury, paragony i inne dowody sprzedaży powinny zawierać jasno określone informacje o udzielonych rabatach. Nie bez znaczenia pozostaje też sam regulamin promocji. Należy również zapewnić zgodność tych danych z systemami księgowymi, które muszą odzwierciedlać rzeczywiste obniżki cen. Tylko w ten sposób przedsiębiorca może uniknąć potencjalnych problemów podczas ewentualnej kontroli.

Wyprzedaż w sklepie a podatek VAT

Jednym z najczęściej pojawiających się pytań jest kwestia wpływu rabatów na podatek od towarów i usług (VAT). W przypadku sprzedaży towarów po obniżonej cenie podstawa opodatkowania VAT jest ustalana na podstawie rzeczywistej ceny sprzedaży, czyli po uwzględnieniu rabatu. Dlatego też prawidłowe rozliczenie podatkowe wyprzedaży wymaga precyzyjnego ujęcia wszystkich udzielonych obniżek w ewidencji.

Podatek dochodowy a wyprzedaże

Wyprzedaże to skuteczna strategia sprzedażowa, która pozwala przedsiębiorcom zwiększać obroty i pozyskiwać nowych klientów. Jednakże, obniżenie cen produktów ma bezpośredni wpływ na przychody firmy, co przekłada się na podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Aby właściwie rozliczyć się z fiskusem, konieczne jest zrozumienie, jak rabaty i promocje wpływają na wysokość należnego podatku.

Jak wyprzedaże wpływają na przychód firmy?

Zgodnie z przepisami, przychód podatkowy to wartość należna ze sprzedaży (nawet jeśli nie została jeszcze faktycznie otrzymana), pomniejszona o udzielone rabaty i bonifikaty (art. 12 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Oznacza to, że obniżenie ceny towaru w ramach promocji automatycznie zmniejsza podstawę opodatkowania. Dla przedsiębiorcy to korzystne rozwiązanie, pod warunkiem że udzielane rabaty są prawidłowo udokumentowane i zgodne z obowiązującymi regulacjami.

Koszty uzyskania przychodu a wyprzedaże

Wyprzedaże mogą również wpływać na koszty uzyskania przychodu, które odgrywają kluczową rolę w obliczaniu dochodu podlegającego opodatkowaniu. Towary sprzedawane po obniżonych cenach nie zmieniają ich pierwotnego kosztu zakupu, co oznacza, że różnica między ceną sprzedaży a kosztem zakupu może się znacznie zmniejszyć, a nawet prowadzić do straty. Ważne jest, aby przedsiębiorcy pamiętali, że udzielane rabaty muszą być częścią przemyślanej strategii handlowej, a nie próbą sztucznego obniżenia zobowiązań podatkowych.

Dokumentowanie transakcji z rabatami

Podstawą prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego jest rzetelna dokumentacja. Jak zostało wspomniane wcześniej w artykule, każda transakcja, w której udzielono rabatu, powinna być szczegółowo udokumentowana, zarówno w systemie księgowym, jak i na fakturach czy paragonach. Warto zwrócić uwagę, aby faktury jasno wskazywały kwotę udzielonego rabatu oraz ostateczną cenę sprzedaży.

Jak uniknąć błędów?

• Szczegółowa ewidencja: każdy rabat musi być jasno wykazany w dokumentach sprzedażowych.
• Przemyślane strategie promocyjne: sprzedaż poniżej kosztów powinna być świadomym działaniem biznesowym, a nie działaniem w chaosie.
• Konsultacje z księgowym: regularne przeglądy dokumentacji z ekspertem pozwolą uniknąć problemów podczas kontroli podatkowych.

Wyprzedaże są szansą na zwiększenie sprzedaży, ale także wyzwaniem z punktu widzenia podatkowego. Obniżone przychody wymagają staranności w prowadzeniu dokumentacji i przestrzeganiu przepisów. Tylko dzięki właściwej organizacji przedsiębiorcy mogą efektywnie wykorzystywać promocje, jednocześnie minimalizując ryzyko błędów podatkowych.

Niedawno Sejm przegłosował istotne modyfikacje w przepisach dotyczących naliczania składki zdrowotnej dla przedsiębiorców. Zmiany te mają wejść w życie już na początku 2025 roku.

Inicjatywa, która zdobyła poparcie większości parlamentarzystów, zakłada dwa kluczowe przekształcenia: eliminację składki zdrowotnej od zysków ze sprzedaży środków trwałych oraz redukcję minimalnej kwoty, od której obliczana jest składka. Decyzja ta, podjęta przez 248 posłów, otwiera nowy rozdział w sposobie rozliczeń przedsiębiorców, obniżając finansowe obciążenia i zwiększając przejrzystość obowiązków podatkowych.

Składka zdrowotna od środków trwałych zlikwidowana

W obecnym systemie (2024 r.), obowiązuje zasada, według której składka zdrowotna jest naliczana od całości przychodów z działalności gospodarczej, w tym również od sprzedaży wartościowych aktywów firmy, jak samochody czy nieruchomości. Taka praktyka powoduje, że w przypadku transakcji obejmujących kosztowne elementy majątku, składka zdrowotna może osiągnąć znaczące sumy, co stanowi istotne obciążenie dla przedsiębiorców.

Zmiana, która wejdzie w życie z początkiem 2025 roku, przewiduje eliminację składki zdrowotnej naliczanej od wartości sprzedawanych środków trwałych. Oznacza to, że dochody uzyskane ze sprzedaży majątku trwałego przedsiębiorstwa, takiego jak nieruchomości, pojazdy, maszyny, czy też inne urządzenia, nie będą już wliczane do podstawy naliczania składki zdrowotnej. 

Dzięki tej zmianie, przedsiębiorcy będą mogli sprzedawać te wartościowe aktywa bez obawy o zwiększanie obciążeń z tytułu składki zdrowotnej, co jest korzystne bez względu na formę opodatkowania — czy to będzie skala podatkowa, podatek liniowy, czy ryczałt.

Niższa składka zdrowotna w 2025 roku

Rok 2025 przyniesie korzystne zmiany dla przedsiębiorców na JDG, którzy rozliczają się w różnych formach opodatkowania, w tym na skali podatkowej, podatku liniowym oraz karcie podatkowej. Kluczową nowością będzie obniżenie minimalnej składki zdrowotnej, co stanowi sporą ulgę finansową, szczególnie dla osób z mniejszymi dochodami.

Przed zmianą, w 2024 roku, minimalna składka zdrowotna (dla osób na skali podatkowej) była kalkulowana jako 9% od kwoty minimalnego wynagrodzenia, co przekładało się na miesięczne obciążenie w wysokości 381,78 zł i wynosiłoby 419,94 zł w 2025 roku. 

Zmiana przepisów na 2025 rok zakłada, że minimalna składka będzie naliczana od 75% minimalnego wynagrodzenia, co oznacza kwotę około 314,96 zł – generując oszczędność dla tych przedsiębiorców, których dochody nie przewyższają minimalnej krajowej.

Warto zauważyć, że wprowadzane zmiany przyniosą największe korzyści właśnie przedsiębiorcom generującym niższe dochody, ponieważ osoby zarabiające powyżej minimalnego wynagrodzenia nadal będą płacić składkę zdrowotną obliczaną od faktycznego dochodu. Z tego względu, chociaż zmiana może wydawać się niewielka, jej wpływ na kondycję finansową części przedsiębiorców będzie odczuwalny.

Składka zdrowotna w 2026 roku

Wprowadzone przez Sejm regulacje dotyczące składki zdrowotnej na rok 2025 można postrzegać jako przejściowe rozwiązanie, które ma na celu stabilizację obciążeń finansowych przedsiębiorców i jednoczesne spełnienie pewnych zobowiązań wyborczych obecnej władzy. Jednak to, co przyniesie rok 2026, zapowiada się jako okres dalszych, bardziej zasadniczych zmian w systemie.

Obecnie rząd sygnalizuje, że zaplanowane na 2026 rok modyfikacje obejmą wprowadzenie częściowo zryczałtowanej stawki składki zdrowotnej. Choć szczegóły tych zmian są jeszcze przedmiotem dyskusji, zamiar ten wskazuje na dążenie do uproszczenia i potencjalnego obniżenia obciążeń dla pewnych grup płatników.

Projekt nowej ustawy, który teraz kierowany jest do Senatu, spotyka się z mieszanymi reakcjami politycznymi. Lewica już teraz wyraża swoje zastrzeżenia, domagając się, aby planowane regulacje na rok 2026 uwzględniały również znaczącą redukcję składki zdrowotnej dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Taki rozwój wydarzeń sugeruje, że debata na temat przyszłości finansowania opieki zdrowotnej w Polsce będzie kontynuowana, a każda z proponowanych zmian zostanie intensywnie przeanalizowana zarówno przez ustawodawców, jak i opinię publiczną.