Nowe przepisy dotyczące pracy hybrydowej – co zmieniają dla pracodawcy?

Model pracy zmienił się szybciej niż przepisy. Wszyscy pamiętamy improwizację firm w czasie pandemii, gdy praca zdalna stała się koniecznością. Z czasem ustawodawca uporządkował temat i wpisał tę formę wykonywania czynności zawodowych do Kodeksu pracy. Dziś, w 2026 roku, pracodawcy nie działają już na podstawie tymczasowych rozwiązań. Obecnie mają konkretne obowiązki, terminy i procedury – zarówno w odniesieniu do pracy zdalnej, jak i hybrydowej.

Czy praca hybrydowa ma własną definicję w prawie?

Warto zacząć od ważnego doprecyzowania. W Kodeksie pracy nie znajdziesz osobnej definicji „pracy hybrydowej” jako odrębnego rodzaju zatrudnienia. Ustawa definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Z rządowych objaśnień wynika wprost, że w ramach tej definicji mieści się zarówno model całkowicie zdalny, jak i hybrydowy, czyli wykonywanie obowiązków częściowo w domu, a częściowo w firmie. Oznacza to, że z punktu widzenia prawa hybryda nie stanowi oddzielnej instytucji. Jest po prostu odmianą pracy zdalnej.

Jakie przepisy regulują pracę hybrydową w 2026 roku?

Obecnie obowiązującą podstawę prawną dla pracy hybrydowe stanowią przepisy Rozdziału IIc Kodeksu pracy – Praca zdalna, obejmujące art. art. 67(18)–67(34) w aktualnym tekście jednolitym Kodeksu pracy. Kluczowy jest art. 67(18), wprowadzający definicję pracy zdalnej. Dalej przepisy regulują sposób uzgodnienia pracy zdalnej, zasady jej wykonywania, obowiązki pracodawcy, kontrolę, BHP, ochronę danych i pracę zdalną okazjonalną. Aktualny tekst jednolity Kodeksu pracy ogłoszono w Dz. U. z 2025 r. poz. 277.

Bardzo ważna jest też geneza tych przepisów. Nowe regulacje wprowadziła ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, a weszły one w życie 7 kwietnia 2023 r. Jednocześnie uchylono przepisy o telepracy. Od tego momentu to praca zdalna, a nie telepraca, stała się podstawowym reżimem prawnym dla pracy wykonywanej poza biurem.

Jak legalnie wprowadzić pracę hybrydową w firmie?

Wdrożenie pracy hybrydowej trzeba ustalić z pracownikiem indywidualnie – na etapie podpisywania umowy o pracę, albo już w czasie trwania zatrudnienia. Jeżeli w firmie obowiązuje regulamin lub porozumienie dotyczące pracy zdalnej, uzgodnienie z pracownikiem następuje w oparciu o te zasady. Jeśli w danej instytucji  nie ma układu, porozumienia ani regulaminu, zasady pracy zdalnej określa się odpowiednio w poleceniu pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. W takim ustaleniu należy doprecyzować, w jakim wymiarze praca będzie wykonywana zdalnie, skąd pracownik będzie pracował, jak będzie potwierdzał obecność i jak będą wyglądały zasady kontaktu oraz kontroli. W dokumencie dotyczącym pracy zdalnej trzeba określić w szczególności:

• zasady pokrywania kosztów,
• sposób ustalania ekwiwalentu albo ryczałtu,
• zasady porozumiewania się z pracownikiem i potwierdzania obecności,
• zasady kontroli pracy, BHP i ochrony informacji,
• zasady instalacji, serwisu i aktualizacji sprzętu.

Jakie koszty pracy hybrydowej ponosi pracodawca?

Ten obszar szczególnie interesuje właścicieli firm i działy księgowe. Zgodnie z art. 67(24) Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek:

• zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do pracy zdalnej,
• pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli przewidują to zasady wewnętrzne,
• zapewnić szkolenia i pomoc techniczną niezbędną do wykonywania pracy.

Strony mogą też ustalić, że pracownik korzysta z własnych narzędzi. Wtedy przysługuje mu ekwiwalent pieniężny. Zamiast zwrotu kosztów i ekwiwalentu można zastosować ryczałt, a jego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom. Ustawa wskazuje nawet, co brać pod uwagę przy wyliczeniach: normy zużycia materiałów, ceny rynkowe sprzętu, ilość używanego materiału, normy zużycia energii oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Co ważne z perspektywy biura rachunkowego, zapewnienie sprzętu, zwrot kosztów, ekwiwalent i ryczałt nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu ustawy o PIT.

Dla Ciebie wniosek jest prosty: w modelu hybrydowym nie wystarczy powiedzieć pracownikowi „masz internet w domu, więc pracujesz”. Koszty muszą być uregulowane, a sposób ich rozliczania powinien wynikać z dokumentów wewnętrznych.

BHP przy pracy hybrydowej – jakie są obowiązki pracodawcy?

Praca poza biurem nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za bezpieczeństwo pracownika. Kodeks pracy stanowi, że pracodawca realizuje wobec pracownika zdalnego obowiązki BHP w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków pracy, z pewnymi wyjątkami wskazanymi w ustawie. Szczególnie ważna jest ocena ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej. Przy tej ocenie trzeba uwzględnić wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne. Na tej podstawie pracodawca przygotowuje informację o zasadach organizacji stanowiska, ergonomii, bezpiecznej pracy, czynnościach po zakończeniu pracy i postępowaniu w sytuacjach awaryjnych.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej potrzebne są też jego oświadczenia. Pracownik potwierdza, że zapoznał się z oceną ryzyka i zasadami BHP oraz że w uzgodnionym miejscu ma zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Jednocześnie to pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej z uwzględnieniem ergonomii.

Ochrona danych i kontrola pracownika – gdzie kończy się wygoda, a zaczyna obowiązek?

Model hybrydowy bardzo często oznacza pracę na dokumentach, systemach księgowych, CRM-ach i danych klientów poza biurem. Dlatego ustawodawca wprost zobowiązał pracodawcę do określenia procedur ochrony danych osobowych oraz – w razie potrzeby – przeprowadzenia instruktażu i szkolenia. Pracownik musi potwierdzić zapoznanie się z tymi procedurami i ma obowiązek ich przestrzegać.

Pracodawca ma też prawo kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, BHP oraz przestrzeganie zasad bezpieczeństwa informacji. Kontrola odbywa się jednak na zasadach określonych w porozumieniu lub regulaminie. Należy ją przeprowadzać w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w jego godzinach pracy. Jeżeli kontrola wykaże uchybienia w zakresie BHP lub ochrony informacji, pracodawca powinien zobowiązać pracownika do ich usunięcia lub cofnąć zgodę na pracę zdalną.

Czy możesz odmówić pracy hybrydowej albo ją cofnąć?

Tak, ale nie zawsze w pełni swobodnie. Co do zasady uzgodnienie pracy zdalnej może nastąpić z inicjatywy pracodawcy albo pracownika. Jednak w przypadku niektórych grup pracowników wniosek o pracę zdalną lub hybrydową jest dla pracodawcy wiążący, chyba że nie pozwala na to charakter pracy. Dotyczy to m.in. pracownic w ciąży, rodziców dziecka w wieku poniżej 4 lat oraz niektórych opiekunów osób z niepełnosprawnościami. Ewentualną odmowę trzeba uzasadnić i przekazać w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

W szczególnych sytuacjach pracodawca może polecić pracę zdalną lub hybrydową, na przykład w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii i przez 3 miesiące po ich odwołaniu, a także wtedy, gdy z powodu siły wyższej nie da się czasowo zapewnić bezpiecznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy. W takich przypadkach potrzebne jest oświadczenie pracownika, zaświadczające, że jego warunki lokalowe i techniczne są odpowiednie do wykonywania pracy zdalnej. Polecenie można później cofnąć, jednak z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Co naprawdę zmieniło się dla pracodawcy?

Najważniejsza zmiana nie polega na tym, że pojawiło się modne słowo „hybryda”. Zmiana polega na tym, że od 7 kwietnia 2023 r. pracę wykonywaną częściowo z domu realizuje się w pełnym, ustawowym reżimie. Dla pracodawcy oznacza to konieczność swobodnego poruszania w kilku obszarach: prawa pracy, BHP, ochrony danych i prawidłowego rozliczania kosztów. Nie wystarczy ustalić grafiku. Trzeba jeszcze zbudować legalny model działania. 

Jeżeli chcesz uporządkować pracę hybrydową w firmie, sprawdź przede wszystkim:

• czy masz wdrożony regulamin lub inne prawidłowe zasady pracy zdalnej,
• czy wiesz, jak rozliczać koszty energii, internetu, ekwiwalentu lub ryczałtu zgodnie z ustawą,
• czy przygotowałeś ocenę ryzyka, informacje BHP i wymagane oświadczenia,
• czy masz opracowane procedury ochrony danych i zasady kontroli.

Prawidłowo wdrożona praca hybrydowa porządkuje kwestie organizacyjne i ogranicza ryzyko. Natomiast źle wprowadzona przenosi problem z biura do domu pracownika, a tego przepisy już nie wybaczają. Nie wiesz jak sobie poradzić w tej, lub innej kwestii związanej z zatrudnieniem i finansami? Sprawdź naszą ofertę. Zapewniamy profesjonalną obsługę we wszystkich obszarach.