Czym jest retencja pracowników i jak ją mierzyć?

Współczesne firmy coraz częściej stają przed wyzwaniem nie tylko pozyskania utalentowanych pracowników, ale przede wszystkim ich zatrzymania. Wysoka retencja świadczy bowiem o stabilności organizacji i efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi. 

W tym artykule wyjaśnimy, co to jest retencja, dlaczego ma kluczowe znaczenie dla przedsiębiorstw oraz jak obliczyć jej wskaźnik i skutecznie monitorować rotację personelu.

Retencja pracowników | Definicja

Pojęcie retencji wywodzi się z łacińskiego retentio, oznaczającego zatrzymanie. Termin ten funkcjonuje w różnych dziedzinach – od nauk przyrodniczych po psychologię – a w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi odnosi się do zdolności firmy do utrzymania zatrudnionych osób. Retencja pracowników oznacza więc procent zatrudnionych, którzy pozostają w organizacji po określonym czasie. Mierzenie retencji pozwala ocenić, w jakim stopniu przedsiębiorstwo potrafi budować lojalność zespołu i ograniczać zjawisko odejść.

Jak obliczyć współczynnik retencji?

Współczynnik retencji określa, jaki odsetek pracowników pozostaje w organizacji po upływie określonego czasu, najczęściej roku. Aby go obliczyć, należy zestawić ze sobą liczbę zatrudnionych na początku analizowanego okresu oraz tych, którzy nadal pracują po jego zakończeniu.

Wzór na wskaźnik retencji jest prosty:
(Liczba pracowników, którzy pozostali w firmie ÷ liczba zatrudnionych na początku okresu) × 100%.

Dla przykładu, jeśli w styczniu danego roku zatrudnionych było 100 osób, a dwanaście miesięcy później w firmie pozostało 75 pracowników, retencja wynosi 75%. Taka analiza umożliwia ocenę skuteczności polityki personalnej oraz pomaga w opracowywaniu strategii ograniczających rotację.

Retencja a rotacja pracowników

Retencja pracowników i rotacja pracowników to pojęcia często używane w analizie zatrudnienia, jednak odnoszą się do odmiennych zjawisk. 

• Retencja mierzy zdolność firmy do zatrzymywania zatrudnionych osób w organizacji przez określony czas. Wysoki wskaźnik retencji świadczy o skutecznym utrzymywaniu kadry i satysfakcji pracowników z pracy.
• Z kolei rotacja pracowników określa częstotliwość zmian w zespole, czyli tempo, z jakim pracownicy opuszczają firmę. Wskaźnik rotacji pracowników pomaga ocenić, jak dynamiczne są ruchy kadrowe i czy organizacja ma trudności z utrzymaniem personelu.

Podczas gdy retencja koncentruje się na działaniach mających na celu zatrzymanie pracowników, rotacja odzwierciedla skalę odejść i może wskazywać obszary wymagające poprawy. Dla pełnego obrazu sytuacji kadrowej warto regularnie analizować oba wskaźniki i porównywać ich zmiany w czasie.

Co oznacza wysoki wskaźnik retencji?

Wysoki wskaźnik retencji sugeruje, że pracownicy są zadowoleni z warunków zatrudnienia i wiążą swoją przyszłość z firmą. W praktyce oznacza to, że większość zatrudnionych nie poszukuje nowych możliwości zawodowych i docenia obecne środowisko pracy. 

Na retencję pracowników wpływa wiele czynników, wśród których najczęściej wymienia się:

• pozytywną atmosferę w zespole,
• konkurencyjne wynagrodzenia i atrakcyjne benefity,
• szanse na rozwój kariery i awans wewnętrzny,
• dobre relacje międzyludzkie,
• spójną kulturę organizacyjną,
• poczucie docenienia i uznania dla wkładu pracowników.

Regularne monitorowanie poziomu retencji pozwala dostrzegać zmiany i odpowiednio na nie reagować. Dzięki analizie można podejmować działania, które sprzyjają utrzymaniu najbardziej wartościowych członków zespołu.

Warto jednak pamiętać, że spadek wskaźnika retencji nie zawsze musi być sygnałem alarmowym. Czasami niższa retencja wynika z naturalnych procesów, takich jak przejście pracowników na emeryturę, zmiana ścieżki zawodowej czy przeprowadzki. Dlatego przy interpretacji danych należy uwzględniać charakter odejść – czy były dobrowolne, czy też wymuszone przez okoliczności.

Czy wysoka retencja oznacza same pozytywy?

Choć wysoki wskaźnik retencji często postrzegany jest jako oznaka stabilności i zadowolenia zespołu, nie zawsze przekłada się wyłącznie na korzyści dla organizacji. Retencja pracowników na poziomie bliskim 100% sugeruje, że zatrudnieni czują się komfortowo i nie poszukują nowych wyzwań, ale jednocześnie może wskazywać na stagnację. Brak naturalnej rotacji ogranicza dopływ świeżych pomysłów i innowacyjnych rozwiązań, które często pojawiają się wraz z nowymi osobami w zespole.

W niektórych przypadkach wymiana kadry jest wręcz pożądana — zwłaszcza na stanowiskach wymagających świeżego spojrzenia lub nowych kompetencji. Rekrutowanie pracowników pozwala wprowadzać do firmy specjalistów z innym doświadczeniem, co może sprzyjać optymalizacji procesów i rozwojowi innowacyjnych strategii.

Optymalny wskaźnik retencji dla firm

Za optymalny wskaźnik retencji w wielu branżach uznaje się poziom zbliżony do 90%. Oznacza to, że zdecydowana większość pracowników pozostaje w firmie, co pozwala zachować ciągłość procesów oraz ograniczyć koszty związane z rekrutowaniem pracowników i ich wdrażaniem. Jednocześnie pewien stopień rotacji jest naturalny i pożądany – umożliwia wprowadzanie nowych kompetencji, świeżych pomysłów oraz utrzymanie zdrowej dynamiki w zespole.

Aby mieć pewność, że wysoka retencja pracowników rzeczywiście przekłada się na rozwój organizacji, warto regularnie prowadzić dodatkowe analizy. Kluczowe są dwa aspekty:

• Poziom satysfakcji pracowników – utrzymywanie zatrudnionych wyłącznie dzięki wysokim wynagrodzeniom, mimo ich niezadowolenia, może prowadzić do spadku morali i efektywności pracy.
  
• Ocena efektywności zespołu – wysoka retencja przy niskiej wydajności może wskazywać na brak motywacji do rozwoju i angażowania się w powierzone zadania.

Warto pamiętać, że optymalny współczynnik retencji może różnić się w zależności od branży. W sektorach takich jak gastronomia, sprzedaż czy obsługa klienta naturalnie obserwuje się wyższą rotację pracowników, co wpływa na niższe poziomy retencji. Z kolei w przemyśle chemicznym, paliwowym czy sektorze IT wskaźniki retencji są zazwyczaj wyższe i mogą przekraczać 85%.

Retencja pracowników | Podsumowanie

Retencja pracowników to istotny wskaźnik, który odzwierciedla zdolność firmy do utrzymywania zatrudnionych osób i budowania ich lojalności wobec organizacji. 

Regularne monitorowanie poziomu retencji oraz analiza czynników wpływających na jej wysokość pozwala nie tylko ocenić kondycję zespołu, ale również wcześnie reagować na potencjalne problemy kadrowe. Obliczanie takich wartości jak wskaźnik retencji czy wskaźnik rotacji pracowników dostarcza cennych danych niezbędnych do skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi.

Warto pamiętać, że choć wysoka retencja często świadczy o stabilności i satysfakcji zatrudnionych, jej poziom powinien być równoważony z naturalną rotacją, która umożliwia wprowadzanie nowych kompetencji i świeżych pomysłów. Dążenie do optymalnego współczynnika retencji, dostosowanego do specyfiki danej branży, to klucz do utrzymania konkurencyjności i długoterminowego rozwoju firmy.